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智能訪客管理系統(tǒng)應(yīng)用方案

一、概述

  在建設(shè)和諧社會(huì)的政策引導(dǎo)下,如何應(yīng)對(duì)恐怖主義以及公共衛(wèi)生突發(fā)事件,加強(qiáng)內(nèi)部安全管理,彌補(bǔ)安全漏洞,確保職工群眾的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全,成為了新形勢(shì)下的新課題,也是對(duì)重要單位安全保衛(wèi)部門的全新挑戰(zhàn)。

  傳統(tǒng)的“人工來(lái)訪登記”亦即人防程序:賓客來(lái)訪門衛(wèi)要求其出示證件或進(jìn)行簡(jiǎn)短的詢問(wèn)——門衛(wèi)要求賓客在《來(lái)訪登記本》上進(jìn)行來(lái)訪登記,簡(jiǎn)短的填寫(xiě)姓名、證件號(hào)碼、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪事由等信息——放行,部分單位可能發(fā)放訪客單備查。此種來(lái)訪賓客的管理方式,在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi),對(duì)于保衛(wèi)單位安全,也曾發(fā)揮了它應(yīng)有的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展,信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用,管理手段的不斷更新,它的不足之處日益突顯。

  傳統(tǒng)的人工來(lái)訪登記存在安全漏洞多、操作非人性化、服務(wù)水平低,管理缺乏精確的數(shù)據(jù)支持等缺點(diǎn)。更為嚴(yán)重的是采取“人工來(lái)訪登記”的辦法,犯罪份子很容易就能用假身份證或找借口應(yīng)付門衛(wèi)登記要求,進(jìn)入單位進(jìn)行作案。發(fā)案后追查卻有可能發(fā)現(xiàn)登記的信息一概虛假,無(wú)從追查,登記也形同虛設(shè)。面對(duì)日益翻新的犯罪手段,單位提高自身的治安手段和防犯能力顯得迫在眉捷。

  智能訪客管理系統(tǒng),采用前后臺(tái)分離構(gòu)架對(duì)傳統(tǒng)訪客軟件進(jìn)行了深入改造,分為三大子系統(tǒng),包括:

  1. 登記管理子系統(tǒng):部署于各型訪客機(jī)硬件設(shè)備上,用于外來(lái)訪客與內(nèi)部人員的身份登記與出入控制;

  2. 身份驗(yàn)證子系統(tǒng):部署于各型驗(yàn)證機(jī)硬件設(shè)備上,用于對(duì)來(lái)訪人員出入進(jìn)行身份確認(rèn),經(jīng)授權(quán)后方可通過(guò)并進(jìn)入特定區(qū)域;

  3. 后臺(tái)管理子系統(tǒng):是綜合性后臺(tái)管理平臺(tái),用于進(jìn)行各種基礎(chǔ)信息的配置、人員信息錄入、打印輸出設(shè)置、硬件設(shè)備接入及信息綜合統(tǒng)計(jì)等。

  上述三個(gè)子系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合,形成了智能訪客管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架,為用戶提供了功能豐富且穩(wěn)定的訪客軟件管理系統(tǒng)。      

二、訪客項(xiàng)目設(shè)計(jì)原則

1. 先進(jìn)性

  充分考慮信息技術(shù)和信息需求的迅速發(fā)展趨勢(shì),在技術(shù)上具有一定的超前性,采用國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用的先進(jìn)技術(shù),要保證本項(xiàng)目達(dá)到較高檔次。設(shè)計(jì)中采用先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備及系統(tǒng)軟件,以數(shù)字化的主流產(chǎn)品為核心設(shè)備,保證系統(tǒng)在技術(shù)上領(lǐng)先,成熟穩(wěn)定。

2. 成熟性和實(shí)用性

  采用被實(shí)踐證明為成熟和實(shí)用的技術(shù)和設(shè)備,最大限度地滿足項(xiàng)目現(xiàn)在和將來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展需要,確保耐久實(shí)用。

  系統(tǒng)管理功能全面,能充分滿足本項(xiàng)目自身各種業(yè)務(wù)的管理要求。應(yīng)具有完全的操作環(huán)境,界面簡(jiǎn)練、友好,功能健全有效。

3. 服務(wù)性和便利性

  強(qiáng)調(diào)以人為本的設(shè)計(jì)思想,對(duì)于來(lái)自本單位內(nèi)外的各種信息進(jìn)行收集、處理、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、查詢,為本項(xiàng)目的使用者和管理者提供有效的信息服務(wù),為用戶和管理人員提供安全、舒適、方便、快捷、高效、節(jié)約的工作環(huán)境。

4. 經(jīng)濟(jì)性

  在實(shí)現(xiàn)先進(jìn)性和可靠性的前提下,達(dá)到較高的性能價(jià)格比以及經(jīng)濟(jì)的優(yōu)化設(shè)計(jì)設(shè)備選型和系統(tǒng)設(shè)計(jì)要在確保用戶需求的前提下具有良好的性價(jià)比。充分考慮產(chǎn)品的性能價(jià)格比,對(duì)關(guān)鍵的產(chǎn)品應(yīng)以性能的先進(jìn)性為主要考慮因素。

三、訪客管理系統(tǒng)主要界面

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圖1  訪客系統(tǒng)登陸界面

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圖2  訪客系統(tǒng)錄入界面

四、訪客管理系統(tǒng)操作步驟

第一步:來(lái)訪人員登記

1、二代身份證掃描登記

  外部來(lái)訪人員在進(jìn)入前,可先通過(guò)訪客系統(tǒng)進(jìn)行身份登記。通過(guò)刷二代身份證進(jìn)行身份信息的登記,如圖3所示:

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圖3:刷二代身份證登記

  點(diǎn)擊“未出門“彈出當(dāng)前未注銷的外來(lái)訪客信息,便于操作員了解未退卡用戶情況,如圖4所示。

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圖4:未退卡提示界面(單獨(dú)截圖出來(lái))

2、手動(dòng)來(lái)訪人員登記

2.1進(jìn)入手動(dòng)登記

  當(dāng)外來(lái)訪客人員未攜帶二代身份證時(shí),可采用手工來(lái)訪人員登記的方式進(jìn)行操作。點(diǎn)擊操作界面中的“訪客信息錄入”按鈕,即可進(jìn)入訪客登記界面。如圖5、6所示。

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圖5 :“訪客信息錄入”按鈕

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圖6:訪客信息錄入界面

2.2訪客信息登記

  操作員可通過(guò)手動(dòng)方式,對(duì)來(lái)訪人員的身份信息進(jìn)行登記,同時(shí)拍攝來(lái)訪人員實(shí)時(shí)影像存檔。拍照時(shí),操作員僅需單擊圖像顯示區(qū)域,即可完成拍照功能。如圖7所示。

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圖7:來(lái)訪人員信息登記

第二步:選擇被訪者

  身份信息獲取成功后,來(lái)訪者可通過(guò)訪客系統(tǒng)選擇被訪人。被訪人可依據(jù)其所屬的部門進(jìn)行檢索。當(dāng)單位成員較多時(shí),可通過(guò)翻頁(yè)或查詢的形式進(jìn)行被訪人選擇。如圖8所示。

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第三步:呼叫被訪者(選配)

  選定被訪者后,操作員可點(diǎn)擊“呼叫被訪者”按鈕,進(jìn)行被訪者語(yǔ)音通話或短信確認(rèn),以判定被訪者是否確認(rèn)外部來(lái)訪者進(jìn)行訪問(wèn)。如圖9、10所示。也可通過(guò)點(diǎn)擊“局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)時(shí)通訊”按鈕與局域網(wǎng)內(nèi)指定被訪人通過(guò)通訊端聯(lián)系。如圖11所示。

  電話聯(lián)系被訪者時(shí),系統(tǒng)將通過(guò)配備的電話貓?jiān)O(shè)備撥通被訪者電話,如被訪者確認(rèn)通過(guò),點(diǎn)擊“下一步”,進(jìn)行后續(xù)操作。(需電話貓支持)

短信聯(lián)系(選配)被訪者是,系統(tǒng)將通過(guò)配備的短信貓向被訪者發(fā)送一條確認(rèn)短信,等待20秒(可配置),供被訪者回復(fù)Y/N確認(rèn)是否通過(guò)。(需短信貓支持)

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圖9:電話聯(lián)系被訪者

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圖10:短信聯(lián)系被訪者

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圖11:內(nèi)網(wǎng)通訊端聯(lián)系被訪者


第四步:來(lái)訪詳細(xì)信息登記

  在經(jīng)被訪者確認(rèn)后,系統(tǒng)將進(jìn)入來(lái)訪詳細(xì)信息登記界面。操作員在此環(huán)節(jié),可對(duì)訪客進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)照片拍攝方便后期對(duì)證件照和現(xiàn)場(chǎng)照的比對(duì),可補(bǔ)充填寫(xiě)身份信息之外的,諸如:車牌號(hào)、來(lái)訪事由(后臺(tái)配置)、單位名稱、聯(lián)系電話、攜帶物品等來(lái)訪相關(guān)詳細(xì)信息。如圖12所示。

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圖12:來(lái)訪詳細(xì)信息登記界面

第五步:身份信息確認(rèn)授權(quán)

  外來(lái)訪客信息登記完成后,點(diǎn)擊“下一步”,將進(jìn)入身份信息確認(rèn)授權(quán)界面,如圖13所示。在該步驟中,操作員可對(duì)外來(lái)訪客身份信息進(jìn)行再次確認(rèn),并為其進(jìn)行來(lái)訪授權(quán),包括:訪客卡/憑條的有效期、被授權(quán)通道的選擇與發(fā)卡卡號(hào)。

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圖13:身份信息確認(rèn)授權(quán)界面

第六步:發(fā)放訪客卡/打印訪客憑條

  在發(fā)卡時(shí),操作員需先在訪客機(jī)讀卡區(qū)刷被授權(quán)卡,以使系統(tǒng)識(shí)別代發(fā)卡卡號(hào)。被識(shí)別的卡號(hào)將自動(dòng)讀取并填入“卡號(hào)”一欄。點(diǎn)擊發(fā)卡,外來(lái)訪客身份與授權(quán)信息將被錄入到訪客卡中,供外來(lái)訪客使用,并提供多通道的選擇。如圖14所示。

  當(dāng)被訪單位利用訪客憑條進(jìn)行來(lái)訪人員管理控制時(shí),可點(diǎn)擊“打印憑條”按鈕進(jìn)行選擇。在開(kāi)機(jī)第一次登陸系統(tǒng)時(shí),系統(tǒng)將提示操作員選擇何種憑條模板進(jìn)行憑條打印。

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圖14:發(fā)放訪客卡


第七步:注銷離開(kāi)

 退卡/憑條

  1.退卡/憑條操作,是在訪問(wèn)結(jié)束后注銷來(lái)訪人員的操作。智能訪客管理系統(tǒng) 2014版的退卡過(guò)程與來(lái)訪過(guò)程基本一致,在訪客登記界面中(光標(biāo)默認(rèn)在下方卡號(hào)文本框中,如光標(biāo)移走需將焦點(diǎn)定位到文本框中),直接通過(guò)訪客機(jī)刷經(jīng)授權(quán)的卡或憑條,即可進(jìn)入退卡流程。如圖15、圖16所示。

  2.如圖16所示在退卡界面可以實(shí)現(xiàn)再次給訪客授權(quán)的功能,即在當(dāng)前通道權(quán)限的基礎(chǔ)上加上重新需要授權(quán)的通道即可完成再次授權(quán)。


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圖15:訪客退卡操作界面


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圖16:退卡身份確認(rèn)界面

第八步:加入黑名單

  在退卡身份確認(rèn)過(guò)程中,如圖17所示,若外來(lái)訪客屬于異常訪客,可將訪客信息計(jì)入系統(tǒng)黑名單,當(dāng)訪客再次來(lái)訪時(shí),將被系統(tǒng)直接拒絕。


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圖17:黑名單訪客來(lái)訪被拒界面

第九步:退出

  操作員點(diǎn)登錄管理子系統(tǒng)界面上方正中央的“LOGO”位置,將彈出退出訪客系統(tǒng)界面,如圖18所示。密碼為登錄時(shí)輸入的密碼。

  如使用雙屏訪客機(jī)也可以在"復(fù)屏設(shè)置"中設(shè)置第二屏幕顯示參數(shù) 如圖19所示。 

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圖18:退出訪客系統(tǒng)

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圖19:副屏顯示設(shè)置界面

五、身份驗(yàn)證子系統(tǒng)

  身份驗(yàn)證子系統(tǒng)部署于各型號(hào)驗(yàn)證機(jī)硬件設(shè)備上,用于對(duì)來(lái)訪人員的出入進(jìn)行身份確認(rèn),經(jīng)授權(quán)后方可通過(guò)并進(jìn)入特定區(qū)域。

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5.1啟動(dòng)

  開(kāi)啟驗(yàn)證段設(shè)備并正常進(jìn)入系統(tǒng)后,智能訪客管理系統(tǒng)軟件的驗(yàn)證子系統(tǒng)將自動(dòng)啟動(dòng),如圖20所示。在無(wú)驗(yàn)證數(shù)據(jù)時(shí),系統(tǒng)將處于數(shù)據(jù)狀態(tài)。

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圖20:驗(yàn)證系統(tǒng)啟動(dòng)界面

5.2身份驗(yàn)證

  刷卡或者掃描憑條驗(yàn)證通過(guò),后臺(tái)配置是否有門禁控制器,確定是否給其開(kāi)門,配置控制器型號(hào),確定是什么型號(hào)控制器。如圖21所示。

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圖21:身份信息驗(yàn)證


5.3 退出系統(tǒng)

  點(diǎn)擊驗(yàn)證子系統(tǒng)界面右上角的“退出系統(tǒng)”按鈕后,將彈出退出驗(yàn)證系統(tǒng)的確認(rèn)界面,輸入正確密碼后,將直接退出驗(yàn)證系統(tǒng),如圖22所示。


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圖22:退出系統(tǒng)界面

5.4 系統(tǒng)設(shè)置

  在退出系統(tǒng)密碼輸入界面中,包涵綜合設(shè)置功能。點(diǎn)擊“綜合設(shè)置”按鈕,進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置界面。如圖23所示。

  系統(tǒng)配置功能包括:配置LED的顯示設(shè)置,控制器的選擇,人員信息最少的顯示時(shí)間,LED評(píng),掃描平臺(tái)的COM,身份證開(kāi)門支持,驗(yàn)證立即注銷支持。

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圖23:驗(yàn)證系統(tǒng)設(shè)置功能

5.5 關(guān)機(jī)

  在退出系統(tǒng)密碼輸入界面中,包涵關(guān)機(jī)功能。點(diǎn)擊關(guān)機(jī)功能后,驗(yàn)證系統(tǒng)將直接關(guān)機(jī)。

5.6 密碼修改

  在退出系統(tǒng)密碼輸入界面中,包涵修改驗(yàn)證軟件密碼功能。

  需先輸入原密碼,才可以修改密碼。


六、后臺(tái)管理子系統(tǒng)

登錄

  點(diǎn)擊桌面后臺(tái)管理模塊,可進(jìn)行訪客管理系統(tǒng)登陸界面,如圖24所示。在登陸界面中,用戶可輸入登陸賬戶、密碼,并選擇登陸角色。


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圖24:登陸后臺(tái)管理子系統(tǒng)


登陸系統(tǒng)后,將直接進(jìn)入后臺(tái)管理界面,如圖25所示。

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圖25:后臺(tái)管理界面


六、系統(tǒng)特點(diǎn)

1. 操作簡(jiǎn)單

  觸摸屏人性化設(shè)計(jì),簡(jiǎn)單聯(lián)線即可使用,即使不會(huì)使用電腦,通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)均可很快學(xué)會(huì)操作。

2. 數(shù)據(jù)的安全保障

  訪客系統(tǒng)提供所有數(shù)據(jù)的備份和導(dǎo)入功能,確保形成數(shù)據(jù)的安全。

3. 預(yù)約功能

  在客戶端登陸系統(tǒng),內(nèi)部人員可自主管理預(yù)約,提高登記訪客的效率,同時(shí)也提高安全性。

4. 證件的掃描識(shí)別功能

  通過(guò)先進(jìn)的掃描儀(可掃描多種證件,包括:一代身份證、臺(tái)胞證、港澳證、護(hù)照等)或二代身份證閱讀器,能夠快速高效的讀取訪客的相關(guān)信息,代替了傳統(tǒng)的手工錄入,有效的保證訪客信息的正確性。

  在手動(dòng)輸入訪客人員信息或要對(duì)性別進(jìn)行更改時(shí),只需要單擊選項(xiàng)框;單擊一下是男,單擊一下是女。

  錄入二代身份證信息時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)鎖定證件號(hào)不能更改。


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5. 設(shè)置黑名單

  加強(qiáng)對(duì)來(lái)訪者身份管理,對(duì)于某些可疑人員或被禁止的人員,則可以將其設(shè)置成黑名單人員,以便下次來(lái)訪即時(shí)提示。

6. 發(fā)放門禁卡和打印憑條

  簡(jiǎn)潔高效,數(shù)據(jù)隨時(shí)備份,訪客只有通過(guò)刷卡或憑條(掃描條形碼)才能進(jìn)門且進(jìn)門數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的保存,大大地提高了安全性。

  注:打印憑條的格式和內(nèi)容可自定義。

7. 實(shí)時(shí)拍照

  在登記過(guò)程的同時(shí)也可以通過(guò)攝像頭進(jìn)行拍照,并將拍攝照片進(jìn)行保存。

8. 實(shí)時(shí)通訊

  在線通訊(需使用終端也安裝本軟件)給機(jī)關(guān)內(nèi)人員發(fā)送消息(包括訪客的基本信息),請(qǐng)求機(jī)關(guān)內(nèi)人員是否同意本次的訪問(wèn)。

  自動(dòng)撥號(hào)(選配)將門衛(wèi)的電話直接接入單位電話網(wǎng),接通被訪人座機(jī),既省去了查分機(jī)的時(shí)間,又保證了被拜訪人的準(zhǔn)確性。

9. 權(quán)限設(shè)置

  1)在管理員,操作人員,保安進(jìn)行上下班交接時(shí)要輸入正確的密碼系統(tǒng)才能退出。

  2)在管理員權(quán)限設(shè)置中:是否對(duì)證件號(hào)隱藏,不進(jìn)行隱藏不選擇即可;要進(jìn)行隱藏選擇即可。

  3)權(quán)限設(shè)置中:在權(quán)限設(shè)置中可以查看員工,部門等權(quán)限的詳細(xì)信息。

  4)在管理員或保安進(jìn)行交接班時(shí)登陸訪客系統(tǒng)并刷卡;系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄交接信息。

10.驗(yàn)證系統(tǒng)

  驗(yàn)證機(jī)通過(guò)刷卡或憑條來(lái)驗(yàn)證該訪客是否登記過(guò),登記過(guò)的信息是否和該訪客相符。

11.查詢進(jìn)出記錄和統(tǒng)計(jì)訪客

  用戶可以按照自身需要,設(shè)定各種查詢條件,對(duì)以往的登記數(shù)據(jù)進(jìn)行快速高效地檢索。

  訪客、內(nèi)部員工、車輛等進(jìn)出記錄的查詢。

  在進(jìn)行人員信息查詢時(shí)不需要輸入全名只需輸入名稱的首寫(xiě)字母,就可查看到人員相關(guān)的詳細(xì)信息。

  訪客基礎(chǔ)信息查詢:選定要查詢的訪客,訪客的信息、照片等會(huì)自動(dòng)顯示在右側(cè)。

12.設(shè)置門的詳細(xì)信息

  設(shè)置門的詳細(xì)信息,包括權(quán)限、脅迫碼、超級(jí)密碼等設(shè)置。

  注:脅迫碼是指當(dāng)機(jī)關(guān)人員受到隨行人脅迫進(jìn)入時(shí),用于報(bào)警的密碼。

13.網(wǎng)頁(yè)查詢

  將網(wǎng)頁(yè)查詢部署在服務(wù)器上,然后在同一局域網(wǎng)內(nèi)的電腦只要通過(guò)IE瀏覽器訪問(wèn)即可查詢?cè)L客進(jìn)出記錄、考勤數(shù)據(jù)等。無(wú)需安裝軟件,可在任何同一局域網(wǎng)內(nèi)的電腦都可訪問(wèn)。Web查詢界面如圖所示:

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14.考勤

  考勤為單獨(dú)的軟件,只要連接訪客的數(shù)據(jù)庫(kù)即可。

一、 登陸界面:

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圖1 登陸界面(賬號(hào)密碼和訪客系統(tǒng)一致)


二、 基本設(shè)置:

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  考勤規(guī)則:設(shè)置考勤規(guī)則,即:上下班時(shí)間、開(kāi)始結(jié)束簽到時(shí)間。

  請(qǐng)假設(shè)置:設(shè)置請(qǐng)假信息。

  公差設(shè)置:設(shè)置出差信息。

  排班設(shè)置:設(shè)置員工的排班、不設(shè)置的按默認(rèn)排班。

  導(dǎo)出Excel:將統(tǒng)計(jì)信息導(dǎo)出為Excel表格。


三、 查詢統(tǒng)計(jì):

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  統(tǒng)計(jì)結(jié)果明細(xì):統(tǒng)計(jì)員工考勤的詳細(xì)信息,包括:曠工時(shí)間、遲到時(shí)間、早退、遲到等信息。

  考勤統(tǒng)計(jì)匯總:統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)遲到、礦工、請(qǐng)假、公差等次數(shù)。

  進(jìn)出記錄明細(xì):統(tǒng)計(jì)詳細(xì)信息員工的詳細(xì)刷卡記錄。


15.車輛管理

  車輛增加、刪除、修改

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  車輛和人員對(duì)應(yīng)

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  員工正常刷車輛卡即表示該車對(duì)應(yīng)員工的刷卡記錄。

  訪客車輛

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  在進(jìn)行對(duì)車輛信息操作時(shí),只需點(diǎn)擊車牌號(hào)信息框系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出全國(guó)各地車牌號(hào)省份;用手點(diǎn)擊去選擇相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)即可。

  車輛的查詢

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八、使用后的效益

  運(yùn)用訪客管理系統(tǒng)進(jìn)行管理后,能夠大幅提升單位的出入管理水平及工作效率,使單位的安全管理徹底躍上一個(gè)新臺(tái)階!同時(shí)也令來(lái)訪賓客感到備受尊重!

  對(duì)單位而言

  出入管理服務(wù)水平大大提升;

  標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化專業(yè)化來(lái)訪登記,單位形象大大提升;

  方便為單位安全事件處理提供精準(zhǔn)依據(jù)。

  對(duì)保安而言

  信息化登記提升保安個(gè)人技能、職業(yè)素質(zhì)和工作形象;

  新入職保安工作熟悉快,大大增強(qiáng)工作自信心;

  歷史登記資料自動(dòng)引用,縮短登記時(shí)間,減輕工作壓力;

  歷史登記資料自動(dòng)顯示,省去重復(fù)詢問(wèn),降低工作難度;

  對(duì)管理者而言

  解決工作人員更替,服務(wù)水平參差不齊老大難問(wèn)題。

  足不邁步動(dòng)態(tài)掌控賓客進(jìn)出,輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)字化精準(zhǔn)管理;

  新管理手段減少安全漏洞,優(yōu)化工作調(diào)配更好服務(wù)于單位;

  原始登記數(shù)據(jù)即時(shí)訪客流量查詢、統(tǒng)計(jì),方便輔助決策;

  輕松應(yīng)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安全工作檢查,創(chuàng)造好的工作業(yè)績(jī)。

  對(duì)來(lái)賓而言

  感覺(jué)備受尊重,不必每次接受詢問(wèn);

  心情很愉悅,登記時(shí)間短,訪客單美觀,貼心服務(wù)。


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